複数のスタッフや税理士と会計データを共有したい、家族経営で夫婦それぞれが入力作業を分担したい、経理担当者を雇ったので会計ソフトにアクセスしてもらいたい——事業が拡大するにつれて、会計ソフトを複数ユーザーで利用したいというニーズは確実に高まります。しかし、どの会計ソフトが複数ユーザーに対応しているのか、追加料金はいくらかかるのか、権限設定はどこまで細かくできるのか、情報が散在していて比較しにくいのが実情です。

本記事では、主要な会計ソフトの複数ユーザー機能を徹底比較し、共同編集の可否、権限設定の詳細、従業員追加時の料金体系を具体的に解説します。freee、マネーフォワード クラウド、弥生会計オンラインをはじめ、個人事業主から中小企業まで幅広く利用されているクラウド会計ソフトを網羅的に取り上げます。

この記事を読めば、あなたのビジネス規模や利用シーン（税理士との共有、経理担当者の追加、家族との分担など）に最適な会計ソフトを選べるようになります。料金シミュレーションや具体的な設定方法、セキュリティ上の注意点まで詳しく紹介しますので、導入前の不安を解消し、スムーズに複数ユーザー運用を開始できるでしょう。会計業務の効率化と適切なアクセス管理を実現するために、ぜひ最後までお読みください。

会計ソフトの複数ユーザー機能とは？基本の理解

会計ソフトの「複数ユーザー機能」とは、1つの会計データに対して複数の人がアクセス・編集できる機能を指します。従来のインストール型会計ソフトでは1台のパソコンでしか作業できませんでしたが、クラウド会計ソフトの登場により、異なる場所から同時にアクセスすることが可能になりました。

複数ユーザー機能が必要になるシーン

複数ユーザー機能を必要とする代表的なシーンは以下の通りです：

• 税理士・会計士との共有：顧問税理士に会計データを確認してもらい、リアルタイムでアドバイスを受ける
• 経理担当者の雇用：パートやアルバイトの経理担当者を雇い、日々の入力作業を任せる
• 家族経営での分担：夫婦や親子で事業を行い、それぞれが異なる取引を入力する
• 複数店舗の管理：各店舗の責任者が自店舗の売上や経費を入力し、本部で集計する
• 社長と経理の分業：社長は経営数字の確認のみ、経理担当者が実際の入力作業を行う
• 外部コンサルタントへの開示：経営コンサルタントや融資担当者に閲覧権限を付与する

クラウド型とインストール型の違い

複数ユーザーでの利用を考える場合、クラウド型会計ソフトとインストール型会計ソフトでは大きな違いがあります。

複数ユーザー機能の主な種類

会計ソフトの複数ユーザー機能は、大きく分けて以下の3つのパターンがあります：

1. 完全な共同編集機能：全ユーザーが同等の権限で編集可能（主に小規模事業向け）
2. 権限別アクセス：管理者・編集者・閲覧者など、役割に応じて権限を設定可能
3. 税理士専用アクセス：税理士のみに特別な閲覧・確認権限を付与（多くの場合無料）

詳細な比較については、freee vs マネーフォワード vs 弥生｜個人事業主向け会計ソフト徹底比較2024もご参照ください。

主要会計ソフトの複数ユーザー機能詳細比較

ここでは、個人事業主から中小企業まで広く利用されている主要クラウド会計ソフトの複数ユーザー機能を詳しく比較します。それぞれの料金体系、ユーザー追加方法、権限設定の詳細を見ていきましょう。

freee会計（フリー）の複数ユーザー機能

freee会計は、個人事業主から法人まで幅広く対応したクラウド会計ソフトです。複数ユーザー機能は法人向けプラン（および個人事業主向けの一部プラン）で利用できます。

freee会計の権限設定詳細：

• 管理者権限：全ての機能にアクセス可能。ユーザー追加・削除、プラン変更なども実施可能
• 一般権限：取引登録、帳簿確認、レポート閲覧が可能。設定変更は不可
• 経理権限：経理業務に必要な機能のみアクセス可能
• 閲覧権限：データの閲覧のみ可能。編集・登録は不可
• 部門別権限：特定の部門・プロジェクトのみアクセス制限可能（ベーシック以上）
• 税理士権限：顧問税理士専用の権限（無料で追加可能）

マネーフォワード クラウド会計の複数ユーザー機能

マネーフォワード クラウド会計も人気の高いクラウド会計ソフトで、複数ユーザー機能が充実しています。

マネーフォワード クラウド会計の権限設定詳細：

• 管理者：全機能の利用・設定変更が可能。ユーザー管理、契約変更も実施可能
• 一般：取引入力、帳簿確認、レポート閲覧が可能。設定変更は不可
• バックオフィス：経理業務に特化した権限（請求書発行、経費精算など）
• 経営者：レポート閲覧のみ可能。入力・編集は不可
• 税理士等：顧問税理士専用権限（無料で追加可能）
• カスタム権限：機能ごとに細かく権限をカスタマイズ可能（ビジネスプラン以上）

▲ マネーフォワード クラウド会計のユーザー追加・権限設定の解説動画

弥生会計オンラインの複数ユーザー機能

弥生会計オンラインは、老舗の弥生会計がクラウド化したサービスです。個人事業主向けと法人向けで機能が分かれています。

弥生会計オンラインの権限設定詳細：

• 管理者：全機能の利用が可能。ユーザー追加・削除も実施可能
• 一般ユーザー：取引入力、帳簿確認が可能。設定変更は不可
• 税理士：顧問税理士専用権限（無料で追加可能、閲覧・確認のみ）

その他の会計ソフトの複数ユーザー機能

上記3大会計ソフト以外にも、複数ユーザー機能を持つクラウド会計ソフトがあります。

• かんたんクラウド会計：ユーザー数無制限、月額1,980円～（ただし機能は限定的）
• ネットde会計：ユーザー数制限なし、月額2,480円～（中小企業向け）
• 勘定奉行クラウド：大企業向け、複数ユーザー対応、料金は要問い合わせ
• 会計freee（法人プレミアム）：50名以上の大規模利用向け、料金は要問い合わせ

複数ユーザー利用時の料金シミュレーション

実際に複数ユーザーを追加した場合、年間でどれくらいのコストがかかるのか、具体的なシミュレーションを見ていきましょう。利用人数別に比較することで、最適なプランが見えてきます。

ケース1：夫婦2人で利用（個人事業主）

夫が代表、妻が経理担当として会計ソフトを共同利用するケースです。

ケース2：社長+経理担当者2名（法人3名）

法人で社長1名、経理担当者2名の合計3名で利用するケースです。

ケース3：社長+経理部5名+税理士（法人6名）

中小企業で社長1名、経理部5名、顧問税理士1名（閲覧のみ）の合計6名で利用するケースです。

ケース4：複数店舗10名+本部5名（法人15名）

飲食店や小売店など、複数店舗を展開している場合のシミュレーションです。

権限設定の詳細と実務での活用方法

複数ユーザーで会計ソフトを利用する際、最も重要なのが権限設定です。適切な権限管理により、情報漏洩やミスを防ぎ、効率的な業務分担が可能になります。

権限設定の基本的な考え方

権限設定は「必要最小限の原則」に基づいて行うべきです。各ユーザーに対して、業務遂行に必要な機能だけを付与し、不要な権限は与えないことでセキュリティリスクを最小化できます。

• 管理者権限：経営者・経理責任者など、全体を統括する立場の人のみに付与
• 編集権限：実務担当者に付与。取引入力や帳簿確認が可能
• 閲覧権限：確認や承認だけを行う役職者に付与
• 部門限定権限：特定の部門や店舗のデータのみアクセス可能にする

役職別の推奨権限設定

実務では、以下のような役職別の権限設定が一般的です。

実務ケーススタディ：複数店舗飲食店の権限設定例

3店舗を展開する飲食店A社の実際の権限設定例を見てみましょう。

実際の権限設定：

1. 代表取締役：管理者権限（全店舗の損益確認、経営判断のため）
2. 本部経理責任者：管理者権限（全機能アクセス、ユーザー管理）
3. 本部経理担当：一般編集権限（全店舗の取引入力、帳簿確認）
4. 各店長：部門限定編集権限（担当店舗のみ、売上・経費の入力）
5. 顧問税理士：税理士権限（全データ閲覧、無料枠）

この設定により、各店長は自店舗の日々の売上を入力でき、本部経理は全店舗のデータを集約して月次決算を行い、代表はリアルタイムで全店舗の経営数値を確認できます。税理士は月次チェックと決算業務をリモートで実施可能です。

権限設定時のセキュリティ注意点

複数ユーザーで会計ソフトを利用する際は、以下のセキュリティ対策が重要です。

• 二段階認証の設定：全ユーザーに二段階認証（2FA）を義務付ける
• パスワードポリシー：強固なパスワードを設定し、定期的に変更する
• アクセスログの確認：定期的に誰がいつアクセスしたかを確認する
• 退職者のアカウント削除：退職・異動時は即座にアカウントを削除または無効化する
• 共有アカウント禁止：1人1アカウントの原則を徹底する
• 外部ネットワーク制限：可能であればIPアドレス制限を設定する

税理士との共有機能と活用メリット

多くのクラウド会計ソフトでは、顧問税理士との共有機能が無料で提供されています。この機能を活用することで、税務顧問契約の質が大幅に向上します。

税理士共有機能の基本

主要な会計ソフトの税理士共有機能は以下の通りです。

税理士共有によるメリット

税理士と会計データを共有することで、以下のようなメリットが得られます。

実例：税理士共有で業務効率が2倍になったケース

年商8,000万円のIT企業B社の事例を紹介します。

このケースでは、クラウド会計の導入により、経営数値の把握スピードが約6倍向上し、税理士の作業時間削減により顧問料も年間36万円削減できました。

▲ 税理士とのクラウド会計共有のメリット解説動画

税理士に求められる対応

税理士との共有を効果的に行うには、税理士側の対応も重要です。税理士選びの際は、以下の点を確認しましょう。

• クラウド会計対応の可否：freee、マネーフォワード、弥生オンラインに対応しているか
• リアルタイムチェック体制：月次チェックをリアルタイムで行えるか
• チャット対応：質問にチャットで迅速に回答してくれるか
• 訪問頻度の柔軟性：リモート対応により訪問回数を減らせるか（顧問料に反映されるか）

税理士選びについては、別記事で詳しく解説していますので、そちらも参考にしてください。また、青色申告65万円控除の要件とは？2024年最新版｜e-Tax必須化の注意点も確定申告時には重要な情報です。

複数ユーザー利用時の具体的な設定手順

ここでは、実際に複数ユーザーを追加する際の具体的な手順を、主要な会計ソフトごとに解説します。

freee会計でのユーザー追加手順

freee会計で新しいユーザーを追加する手順は以下の通りです。