2024年1月から本格施行された電子帳簿保存法（電帳法）。これまでの猶予期間が終わり、フリーランス・個人事業主も「電子取引データの電子保存」が義務化されました。しかし「何をどこまでやればいいの？」「紙で保存しちゃダメなの？」と混乱している方も多いのではないでしょうか。
この記事では、電子帳簿保存法の最新情報を分かりやすく解説し、個人事業主が今すぐ始めるべき具体的な対応方法を紹介します。難しく考える必要はありません。基本的なルールを押さえて、適切なツールを使えば、むしろ経理作業が楽になります。
会計屋.comでは、フリーランスの実務に即した会計・税務情報を発信しています。この記事を読めば、電帳法対応の全体像が理解でき、明日から実践できる具体的な手順が分かります。
電子帳簿保存法とは？2024年からの変更点を押さえよう
電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。1998年の制定以来、何度も改正されてきましたが、令和3年度（2021年）・令和5年度（2023年）税制改正による大幅な見直しで、個人事業主にも大きな影響が出るようになりました。
電帳法の3つの区分を理解する
電子帳簿保存法は、以下の3つの区分に分かれています。混同しやすいので、まず全体像を把握しましょう。
| 区分 | 内容 | 義務・任意 |
|---|---|---|
| ①電子帳簿等保存 | 最初から電子的に作成した帳簿・書類を電子保存 | 任意 |
| ②スキャナ保存 | 紙で受領した書類をスキャンして電子保存 | 任意 |
| ③電子取引データ保存 | 電子的に授受した取引データを電子保存 | 義務 |
個人事業主が特に注意すべきは③電子取引データ保存です。これは2024年1月から完全義務化されており、違反すると青色申告の承認取り消しなどのリスクがあります。
2024年からの重要な変更点
令和5年度税制改正により、以下の点が変更されました。
- 猶予措置の終了：2023年12月末で宥恕措置が終了し、電子取引データの電子保存が原則義務化
- 新たな猶予措置：保存要件に従って電子データを保存できない「相当の理由」がある場合、税務調査等で電子データの提示・提出ができれば、引き続き紙保存も可能に
- 検索要件の緩和：売上高1,000万円以下の事業者などは、検索要件が不要に（税務調査時にデータのダウンロード提示ができればOK）
- スキャナ保存の要件緩和：タイムスタンプ不要の場合が拡大（訂正削除の履歴が残るクラウドサービス利用時など）
「電子取引データ保存」の義務化｜フリーランスへの影響は？
最も重要な「電子取引データ保存」について、具体的に見ていきましょう。これは多くのフリーランスが日常的に行っている取引に関わります。
「電子取引」とは具体的に何を指すのか
電子取引とは、取引情報を電子データでやり取りする取引のことです。以下のようなケースが該当します。
- Amazonや楽天などのECサイトで購入し、PDFで領収書をダウンロード
- メールで請求書や領収書のPDFを受領
- クラウド会計ソフト（freee、マネーフォワードなど）で請求書を発行・送付
- 交通系ICカード（Suica、PASMO）の利用明細をWebで取得
- クレジットカードの利用明細をWebで確認
- PayPayやLINE Payなどのスマホ決済の利用明細
- ネットバンキングの振込明細・取引履歴
- 電子契約サービス（クラウドサイン、DocuSignなど）で締結した契約書
違反するとどうなる？罰則とリスク
電子取引データ保存の要件を満たさない場合、以下のリスクがあります。
- 青色申告の承認取り消し：重加算税の対象となる事実があった場合、青色申告の承認が取り消される可能性
- 推計課税のリスク：帳簿書類が適切に保存されていないと、税務調査で推計課税（実際より高い税額）を受ける可能性
- 過少申告加算税：適切な保存がされていない場合、通常10%の過少申告加算税が加重されることも
ただし、すぐに罰則が科されるわけではありません。令和5年度税制改正で、保存要件に従った保存ができない「相当の理由」がある場合、税務調査時に電子データと紙を提示できれば認められるという猶予措置が設けられています。
電子取引データの保存要件｜最低限クリアすべき4つのポイント
電子取引データを保存する際には、以下の要件を満たす必要があります。ただし、小規模事業者には大幅な緩和措置があります。
①真実性の確保（改ざん防止措置）
データが改ざんされていないことを証明するため、以下のいずれかの措置が必要です。
- タイムスタンプの付与：データ受領後、速やかにタイムスタンプを付与
- 訂正削除履歴が残るシステムの利用：クラウド会計ソフトなど、訂正削除の履歴が残るシステムで保存（★最も現実的）
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の制定：自社でルールを定めて運用
②可視性の確保（検索機能の確保）
保存したデータを必要なときに探せるよう、以下の検索要件を満たす必要があります。
- 取引年月日、取引金額、取引先名で検索できること
- 日付または金額の範囲指定で検索できること
- 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
ただし、以下の要件を満たす場合は検索機能が不要になります（令和5年度税制改正による緩和）。
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| 小規模事業者 | 基準期間（前々年）の売上高が1,000万円以下の事業者 |
| 対応方法 | 税務調査時に電子データをダウンロードして提示できればOK →ファイル名に日付や取引先を入れて整理しておくだけでも可 |
③見読可能性の確保
保存したデータをすぐに確認できる環境を整える必要があります。
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