「この領収書、いつまで保管しておけばいいんだろう…」個人事業主やフリーランスとして事業を営んでいると、日々の取引で発生する帳簿や領収書がどんどん溜まっていきます。捨てていいのか判断に迷い、結局段ボールに詰め込んでクローゼットを圧迫している方も多いのではないでしょうか。税務調査で必要になったらどうしようという不安から、何年も前の書類を抱え込んでいるケースも少なくありません。

実は、帳簿や書類の保存期間には明確なルールがあります。法律で定められた期間を守れば、それ以前の書類は処分しても問題ありません。さらに令和5年度税制改正により電子帳簿保存法の要件が緩和され、紙の書類をスキャンして電子保存することで、物理的な保管スペースを大幅に削減できるようになりました。

この記事では、個人事業主が知っておくべき帳簿・書類の保存期間について、7年と10年の違い、青色申告と白色申告での差、電子帳簿保存法を活用した効率的な保管方法まで、会計屋.comが実務に即して詳しく解説します。正しい知識を身につけて、書類整理の悩みから解放されましょう。

帳簿保存期間の基本ルール｜原則7年、例外10年

個人事業主が保管しなければならない帳簿・書類の保存期間は、所得税法および法人税法によって定められています。基本となる原則を理解しておきましょう。

青色申告者の保存期間

青色申告を行っている個人事業主は、所得税法により以下の保存期間が義務付けられています。

白色申告者の保存期間

白色申告を行っている個人事業主も、平成26年（2014年）の税制改正以降、記帳義務が課されており、帳簿・書類の保存が必要です。

• 帳簿：法定帳簿（収入金額や必要経費を記載した帳簿）は7年、任意帳簿は5年
• 書類：領収書、請求書などは5年

白色申告の場合、青色申告と比較すると一部の書類の保存期間が短くなりますが、実務上は税務調査のリスクを考慮して7年間保存することが推奨されます。

10年保存が必要になるケース

一般的には7年保存が原則ですが、以下のケースでは10年間の保存が必要になります。

また、消費税の課税事業者の場合、消費税法により仕入税額控除の適用を受けるための帳簿・請求書等は7年間の保存が義務付けられています（ただし、こちらも実質的には所得税の保存期間と合わせて管理することになります）。

保存すべき帳簿・書類の具体例

「帳簿や書類」と言われても、具体的にどの書類を保管すればいいのか迷う方も多いでしょう。ここでは保存すべき書類を分類してご紹介します。

必ず保存すべき帳簿

青色申告を行う場合、以下の帳簿は必須です。

• 仕訳帳：すべての取引を日付順に記録した帳簿
• 総勘定元帳：勘定科目ごとに取引をまとめた帳簿
• 現金出納帳：現金の入出金を記録した帳簿
• 預金出納帳：銀行口座の入出金を記録した帳簿
• 売掛帳・買掛帳：掛取引を管理する帳簿
• 経費帳：経費の支出を記録した帳簿
• 固定資産台帳：減価償却資産を管理する帳簿

会計ソフトを使用している場合、これらの帳簿は自動的に作成されます。freee-tsukiyasusa-hikaku/”>弥生会計とfreeeの使いやすさ比較｜簿記知識なしでも使えるのはどっち？で紹介しているような会計ソフトなら、複式簿記の知識がなくても正確な帳簿を作成できます。

保存すべき証憑書類

日々の取引で発生する以下の書類も保存が必要です。

決算関係書類

確定申告時に作成・提出する以下の書類も保存対象です。

• 青色申告決算書または収支内訳書
• 確定申告書の控え
• 貸借対照表（青色申告65万円控除の場合）
• 損益計算書
• 棚卸表（在庫がある場合）

これらの書類は税務調査の際に最も重要な資料となりますので、確実に保管してください。年末調整と確定申告の違い｜会社員の副業はどちらが必要？両方やる場合も解説でも触れていますが、副業をしている会社員の方も確定申告書の控えは必ず保管しましょう。

▲ 個人事業主の帳簿保存と書類整理の実践方法を解説

捨てていい書類、保管すべき書類の判断基準

保存期間が過ぎた書類は処分できますが、どの書類を捨ててよいか判断に迷うこともあります。ここでは実務的な判断基準をご紹介します。

保存期間経過後に処分できる書類

以下の条件を満たす書類は処分しても問題ありません。