「領収書をもらい忘れてしまった…」「大切なレシートを紛失してしまった…」経費計上したいのに証明書類がない時、諦めるしかないのでしょうか？実は、領収書がなくても経費として計上できる方法があります。ただし、税務調査で否認されないためには正しい対処法を知っておくことが重要です。

この記事では、領収書やレシートがない時の具体的な対処法、出金伝票の書き方、代替書類の使い方まで、個人事業主・フリーランスが知っておくべき実務的なノウハウを詳しく解説します。

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領収書がなくても経費計上は可能！まず知っておくべき基本

結論から言えば、領収書がなくても経費として計上すること自体は可能です。税法上、経費計上の要件は「事業に関連する支出であること」であり、領収書の保管は証明手段の一つに過ぎません。

ただし、税務調査が入った際に、その経費が事業に関連していることを証明する責任は納税者側にあります。領収書がない場合は、代替となる証拠書類や記録をしっかり残しておく必要があります。

領収書が必要とされる理由

そもそも領収書が重要視されるのは、以下の情報が記載されているためです。

• 支払日（いつ）
• 支払先（どこに）
• 支払金額（いくら）
• 支払内容（何のために）
• 支払者（誰が）

これらの情報が確認できれば、領収書という形式にこだわる必要はありません。

領収書がない時の対処法【シーン別】

領収書がない理由によって、取るべき対処法は異なります。状況別に最適な方法を見ていきましょう。

1. レシートがある場合

レシートは領収書と同等の証明力があります。むしろ、購入した商品の詳細が記載されているため、税務調査では領収書よりも信頼性が高いとされることもあります。

レシートに以下の情報が記載されていれば、領収書として十分に使えます。

• 店舗名（支払先）
• 日付
• 購入品目
• 金額

2. クレジットカード明細がある場合

クレジットカードで支払った場合、以下の書類を組み合わせて保管しましょう。

• クレジットカード利用明細書（カード会社発行）
• 利用控え（カード決済時の控え）
• 請求書や納品書（商品・サービス提供元から受領）

特にオンライン決済の場合、購入完了メールやPDF請求書もダウンロード・印刷して保管しておくと安心です。

3. 銀行振込・口座引き落としの場合

銀行振込やクレジットカードの引き落としがある場合、通帳記録や取引明細が証拠書類になります。

• 通帳のコピー
• インターネットバンキングの取引明細（PDF保存または印刷）
• 請求書・納品書・契約書など

これらを組み合わせて保管すれば、領収書がなくても十分な証明になります。

4. 完全に証拠書類がない場合

レシートも明細も何もない場合は、出金伝票を作成します。ただし、出金伝票だけでは証明力が弱いため、可能な限り以下のような補足資料も用意しましょう。

• 打ち合わせの議事録・メモ
• 取引先とのメールやLINEのやり取り
• 訪問先の写真（交通費の場合）
• カレンダーやスケジュール帳の記録
• SNSの投稿（日時・場所が特定できるもの）

出金伝票の正しい書き方と記入例

出金伝票は、文房具店や100円ショップで購入できます。また、Excelやスプレッドシートで自作しても問題ありません。

出金伝票に記載すべき項目

以下の項目を漏れなく記載しましょう。

記入例：交通費の場合

記入例：取引先との飲食代の場合