個人事業主として従業員やアルバイトを雇用するようになったとき、従業員が立て替えた経費の精算業務に頭を悩ませていませんか？紙の経費申請書や領収書の束を確認し、Excel表に転記して、承認印を押して…という作業は時間も手間もかかります。特に外出先での精算や、月末の大量の申請処理は負担が大きいものです。

実は、最近の会計ソフトには経費精算機能が標準搭載されており、従業員がスマホで領収書を撮影して申請し、事業主がスマホで承認するだけで、自動的に会計帳簿に記帳される仕組みが整っています。この記事では、freee・マネーフォワード・弥生会計といった主要な会計ソフトの経費精算機能を徹底比較し、どのソフトがあなたのビジネスに最適かを解説します。

従業員を雇用している個人事業主の方、これから従業員を雇う予定の方、現在の経費精算業務を効率化したい方にとって、この記事は業務改善の大きなヒントになるはずです。各ソフトの料金プラン、使い勝手、承認フローの柔軟性まで、実際の画面キャプチャとともに詳しくご紹介します。

個人事業主に経費精算機能が必要な理由

個人事業主が一人で事業を営んでいる場合、自分の経費は日々の取引記録として会計ソフトに入力するだけで済みます。しかし、従業員を雇用すると状況は一変します。従業員が業務のために立て替えた交通費、備品購入費、会議費などを適切に精算し、会計処理する必要が生まれるのです。

従業員の立替経費管理の課題

従業員を雇用している個人事業主が直面する主な課題は以下の通りです。

• 紙ベースの管理：領収書を紙で保管すると紛失リスクが高く、月末にまとめて処理すると大量の書類処理が発生
• 申請と承認の遅延：従業員が経費申請を忘れたり、事業主が承認を後回しにすると精算が遅れ、従業員の不満につながる
• 二重入力の手間：従業員が申請書に記入し、事業主が会計ソフトに再度入力する二重作業が発生
• 不正の防止：適切な承認フローがないと、架空経費や水増し請求のリスクが増大
• 税務調査対応：領収書の原本保管と帳簿の整合性を証明する必要があるが、紙管理では困難

会計ソフトの経費精算機能で解決できること

クラウド会計ソフトの経費精算機能を導入すると、これらの課題を一気に解決できます。

• スマホで完結：従業員はその場で領収書を撮影し、金額と内容を入力して申請完了
• 承認通知：事業主にリアルタイムで通知が届き、スマホで即座に承認・却下が可能
• 自動仕訳：承認された経費は自動的に会計帳簿に仕訳として記帳される
• 電子保管：領収書画像がクラウドに保存され、電子帳簿保存法に対応
• レポート機能：従業員別、期間別の経費集計が自動で行われる

実際の業務改善効果：年収500万円のフリーランスAさんのケース

Webデザイナーとして活動するAさん（年収500万円）は、半年前にアシスタントを1名雇用しました。当初は紙の経費申請書で管理していましたが、月末には30〜40枚の領収書処理に2〜3時間かかり、アシスタントへの精算も給与日に間に合わないこともありました。

freeeの経費精算機能を導入したところ、以下の改善効果がありました。

項目	導入前	導入後
月間処理時間	2〜3時間	30分
精算サイクル	月1回（月末）	随時（申請から1日以内）
領収書紛失	月2〜3件	0件
確定申告準備	Excelから会計ソフトへ手動転記	自動集計済み

Aさんのアシスタントからも「立替分が早く戻ってくるので助かる」「スマホで申請できて楽になった」と好評で、従業員満足度の向上にもつながりました。

主要会計ソフトの経費精算機能の基本機能比較

個人事業主向けの主要クラウド会計ソフト（freee・マネーフォワード クラウド・弥生会計オンライン）の経費精算機能を詳しく比較していきます。それぞれのソフトには特徴があり、事業規模や運用方法によって最適な選択肢が異なります。

freeeの経費精算機能の特徴

freee会計は、経費精算機能が最も充実している会計ソフトの一つです。「freee経費精算」という独立したサービスもありますが、freee会計のプランにも基本的な経費精算機能が含まれています。

• 対応プラン：スターター・スタンダード・プレミアムの全プラン（ただし従業員数に制限あり）
• 従業員アカウント：スタータープランは3名まで、スタンダードは無制限
• スマホアプリ：iOS・Android対応、OCR機能で領収書の金額を自動読み取り
• 承認フロー：1段階承認（事業主のみ）または2段階承認（マネージャー→事業主）
• 交通費精算：交通系ICカードの読み取り機能、経路検索連携
• 仕訳連携：承認後、自動的にfreee会計に仕訳として記帳

マネーフォワード クラウドの経費精算機能の特徴

マネーフォワード クラウドは、「マネーフォワード クラウド経費」という別サービスとして提供されています。会計ソフト本体とは別契約になるため注意が必要です。

• 対応プラン：パーソナルミニ・パーソナルには含まれず、別途「クラウド経費」契約が必要
• 料金：年額プラン6,578円〜（基本料金+従業員数による従量課金）
• 従業員アカウント：無制限（従業員1名あたり月額300円程度の従量課金）
• スマホアプリ：iOS・Android対応、OCR機能あり
• 承認フロー：多段階承認設定が可能（最大5段階）
• クレジットカード連携：法人カード・個人カードの利用明細を自動取得
• 仕訳連携：マネーフォワード クラウド会計に自動連携

弥生会計オンラインの経費精算機能の特徴

弥生会計オンラインは、2023年から「Misoca経費精算」との連携により経費精算機能を提供開始しました。後発のため機能はシンプルですが、コストパフォーマンスに優れています。

• 対応プラン：セルフプラン・ベーシックプランの両方で利用可能
• 従業員アカウント：5名まで無料、6名以降は1名あたり月額300円
• スマホアプリ：iOS・Android対応、基本的なOCR機能
• 承認フロー：1段階承認のみ（シンプル設計）
• 仕訳連携：弥生会計オンラインに手動または半自動で連携

弥生の経費精算機能は、小規模事業者向けに割り切った設計です。従業員が5名以内で、複雑な承認フローが不要な事業主には十分な機能を備えています。

▲ 会計ソフトの経費精算機能の使い方解説動画

主要3社の経費精算機能の比較表

3社の経費精算機能を一覧表で比較します。あなたの事業規模と運用方法に最適なソフトを選びましょう。

機能項目	freee	マネーフォワード	弥生
月額料金（年払い）	1,628円〜（込み）	1,408円+548円〜（別契約）	908円〜（込み）
従業員アカウント数	スタンダードで無制限	無制限（従量課金）	5名まで無料
スマホアプリ	◎ 高機能	◎ 高機能	○ 基本機能
OCR精度	◎ 高精度	◎ 高精度	○ 標準
承認フロー	1〜2段階	最大5段階	1段階のみ
交通系IC連携	◎ あり	△ 限定的	× なし
電帳法対応	◎ 完全対応	◎ 完全対応	○ 対応
仕訳自動連携	◎ 完全自動	◎ 完全自動	○ 半自動
推奨事業規模	従業員1〜10名	従業員5名以上	従業員1〜5名

会計ソフト本体の機能比較については、freee vs マネーフォワード vs 弥生｜個人事業主向け会計ソフト徹底比較2024の記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

経費精算の基本フロー：申請から会計記帳まで

会計ソフトの経費精算機能を使った場合の、典型的な業務フローを解説します。紙ベースの経費精算と比較しながら、どのように効率化されるかを見ていきましょう。

STEP 1：従業員による経費申請

従来の紙ベースでは、従業員は以下の作業が必要でした。

• 領収書を財布に保管し、紛失しないよう管理
• 月末に経費申請書をExcelや紙の書式に記入
• 領収書を台紙に貼り付け
• 事業主に手渡しまたは郵送

会計ソフトの経費精算機能を使えば、その場で撮影して申請完了するため、領収書の紛失リスクがなくなり、月末の事務作業も不要になります。

STEP 2：事業主による承認・却下

承認時に確認すべきポイントは以下の通りです。

• 業務関連性：その経費が本当に事業に必要なものか
• 金額の妥当性：適正な金額か、水増しされていないか
• 領収書の有効性：宛名・日付・金額が明確に記載されているか
• 経費科目：従業員が選択した科目が適切か（必要に応じて変更）

STEP 3：従業員への精算処理

承認された経費は、精算リストに自動集計されます。事業主は以下の方法で精算します。

• 給与と一緒に精算：次回の給与支払日に立替経費分を上乗せして振込
• 即時精算：承認後すぐに銀行振込やPayPayなどで精算
• 現金精算：次回の出勤時に現金で手渡し

会計ソフトの経費精算機能では、精算状況も記録されます。「承認済み・未精算」「精算済み」のステータス管理ができるため、精算漏れを防げます。

STEP 4：会計帳簿への自動記帳

例えば、従業員が2,000円の交通費を立替申請し、事業主が承認した場合、以下の仕訳が自動生成されます。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	2,000円	未払金（従業員立替金）	2,000円

精算時には以下の仕訳が追加されます。

借方	金額	貸方	金額
未払金（従業員立替金）	2,000円	現金（または普通預金）	2,000円

この一連の仕訳が自動で行われるため、事業主は会計知識がなくても適切な帳簿が作成されます。確定申告時には、従業員の経費も含めてすべて集計済みの状態になっています。

スマホアプリの使い勝手と機能比較

経費精算機能の使い勝手を左右するのが、スマホアプリの完成度です。従業員が日常的に使うため、操作が簡単で、OCR精度が高く、動作が安定していることが重要です。ここでは3社のスマホアプリを実際の使用感をもとに比較します。

freeeアプリの特徴と使い勝手

freeeのスマホアプリは、経費精算に特化した設計で、直感的な操作が可能です。

• OCR精度：日本語領収書の読み取り精度が高く、手書き領収書も認識可能
• 交通系IC連携：iPhoneのNFC機能でSuica・PASMOの利用履歴を直接読み取り、交通費申請に反映
• 経路検索連携：出発地・到着地を入力すると、最安ルートの運賃を自動計算して申請
• 連続撮影モード：複数の領収書をまとめて撮影し、後でまとめて申請できる
• 承認通知：プッシュ通知で承認・却下を即座に従業員に通知
• オフライン対応：電波がない場所で撮影したデータを保存し、オンライン時に自動アップロード

マネーフォワード クラウドアプリの特徴

マネーフォワードのアプリも高機能で、特に大量の経費処理に強みがあります。

• OCR精度：AI学習により高精度、英語領収書にも対応
• 一括申請：複数の経費をまとめて一度に申請できる機能
• クレジットカード連携：法人カードの利用明細を自動取得し、ワンタップで申請
• 定期代申請：通勤定期券の申請に対応
• 申請テンプレート：よく使う経費パターンをテンプレート保存
• レポート機能：従業員が自分の経費履歴を月別・科目別にグラフ表示

マネーフォワードは、法人カードを従業員に持たせている場合に特に便利です。カード利用明細が自動で経費申請候補に上がるため、従業員は確認して承認ボタンを押すだけで申請が完了します。

弥生アプリの特徴

弥生のアプリはシンプルで、会計知識のない従業員でも迷わず使えることを重視した設計です。

• OCR精度：標準的な精度、主要コンビニやスーパーのレシートは正確に認識
• シンプル設計：撮影→金額確認→申請の3ステップのみ
• 経費科目の簡略化：難しい会計用語を避け、分かりやすい表現を使用
• 申請履歴：過去の申請を簡単に検索・確認できる
• 説明動画：アプリ内に使い方の動画ガイド付き

弥生は機能を絞り込んでいる分、動作が軽快で、古い機種のスマホでもストレスなく使えます。高齢の従業員やアルバイトにも優しい設計です。

スマホアプリの使い勝手比較表

機能	freee	マネーフォワード	弥生
OCR精度	◎ 95%以上	◎ 95%以上	○ 85%程度
操作の簡単さ	◎ 直感的	○ やや複雑	◎ 非常に簡単
交通費処理	◎ IC連携	○ 手入力	○ 手入力
一括処理	◎ 可能	◎ 可能	△ 制限あり
オフライン対応	◎ 対応	○ 一部対応	× 非対応
アプリ動作速度	◎ 高速	○ 標準	◎ 高速
アプリ評価（iOS）	4.6/5.0	4.4/5.0	4.3/5.0

freeeアプリの使い勝手については、freee確定申告の評判は？実際に使った個人事業主100人の口コミ調査でユーザーの生の声を紹介していますので、参考にしてください。

承認フローのカスタマイズと運用方法

経費精算の承認フローは、事業の規模や組織体制に応じて適切に設計する必要があります。個人事業主の場合、事業主一人で承認する単純なフローから、マネージャーを置いて二段階承認にする方法まで、さまざまなパターンがあります。

1段階承認フロー（従業員1〜3名の小規模事業者向け）

従業員が少ない個人事業主の場合、最もシンプルな1段階承認フローが適しています。

このフローのメリットは以下の通りです。

• 意思決定が速い：事業主が即座に承認できるため、精算までのタイムラグが最小
• シンプル：従業員が迷わず、設定も簡単
• コスト削減：承認者が増えると管理コストも増えるが、1段階なら最小限

ただし、事業主が出張や病気で不在の場合、承認が止まってしまうリスクがあります。代理承認者を設定しておくか、緊急時のルールを決めておくことが重要です。

2段階承認フロー（従業員5名以上の中規模事業者向け）

従業員が増えてきたら、現場リーダーやマネージャーを第一承認者とし、事業主が最終承認する2段階フローが効果的です。

このフローのメリットは以下の通りです。

• 業務の妥当性確認：現場に近いマネージャーが業務との関連性を詳しく確認できる
• 事業主の負担軽減：細かい内容確認はマネージャーに任せ、事業主は金額承認のみに集中
• 権限委譲：マネージャーに責任と権限を与えることで、組織運営がスムーズに
• 不正防止：複数の目でチェックすることで、不正経費の申請を防ぎやすい

例えば、年収700万円の個人事業主Bさんは、飲食店を経営しており、店長1名とアルバイト5名を雇用しています。Bさんは仕入れや経営に専念したいため、以下の承認フローを採用しています。

申請者	第一承認者	最終承認者
アルバイト	店長	事業主（Bさん）
店長	—	事業主（Bさん）

この体制により、Bさんは日々の細かい経費承認から解放され、月末に集計データを確認するだけで済むようになりました。

金額別承認フローの設定

マネーフォワード クラウドでは、金額によって承認フローを変える設定が可能です。

• 1万円未満：マネージャーのみで承認完結
• 1万円以上：事業主の最終承認が必要

この設定により、少額経費は現場判断で迅速に処理し、高額経費のみ事業主が確認するという効率的な運用が可能です。

代理承認者の設定

事業主が長期不在になる場合に備えて、代理承認者を設定しておくことをお勧めします。

• 配偶者を代理承認者に：家族経営の場合、配偶者が代わりに承認する体制が一般的
• 税理士に相談役として：顧問税理士に経費内容を確認してもらい、適切な助言を得る
• 期間限定の権限委譲：出張期間中だけマネージャーに最終承認権限を与える

freeeとマネーフォワードは、代理承認者の設定機能があります。弥生は現時点では代理承認機能がないため、事業主不在時の対応を事前に決めておく必要があります。

▲ 経費精算の承認フロー設定方法の解説動画

交通費・旅費の精算方法と自動化

経費精算の中で最も頻繁に発生するのが交通費・旅費精算です。営業活動や打ち合わせで頻繁に移動する従業員を抱える個人事業主にとって、交通費精算の効率化は重要な課題です。

交通系ICカード連携の活用（freeeの強み）

freeeの最大の特徴は、交通系ICカード（Suica、PASMO、ICOCAなど）との連携機能です。iPhoneのNFC機能を使って、カードにスマホをかざすだけで利用履歴を読み取れます。

交通系IC連携の具体的な使い方は以下の通りです。

1. freeeアプリで「交通費申請」を選択
2. 「ICカード読み取り」ボタンをタップ
3. iPhoneを交通系ICカードにかざす
4. 過去20件の利用履歴が表示される
5. 業務で利用した区間にチェックを入れる
6. まとめて申請ボタンを押す

この機能により、月に20回電車移動する従業員の場合、交通費申請にかかる時間が月30分から5分に短縮されます。入力ミスもなくなるため、承認側の確認作業も楽になります。

経路検索連携による定額区間の申請

ICカード以外の移動（私鉄や地下鉄の乗り継ぎ、初めて行く場所など）では、経路検索連携が便利です。

• 出発地と到着地を入力：駅名や施設名で検索
• 自動で最安ルートを計算：複数の経路候補から最も安い運賃を提案
• ワンタップで申請：計算結果をそのまま経費申請に反映

freee・マネーフォワードともに経路検索機能がありますが、freeeはジョルダン乗換案内と連携しているため、バス路線も含めた正確な検索が可能です。

出張旅費の日当・宿泊費精算

遠方への出張が発生する場合、宿泊費や日当の精算方法も重要です。個人事業主が従業員に支払う出張日当は、一定の条件を満たせば非課税で支給できます。

費目	精算方法	非課税条件
宿泊費	領収書に基づく実費精算	通常必要と認められる範囲
日当	6月 9, 2026 kaikeiya_admin 会計ソフト比較