「経費精算の業務に毎月何時間も取られている」「紙の領収書管理が煩雑で、紛失リスクも高い」「従業員からの経費申請が遅れて月次決算が進まない」――中小企業やフリーランスの経理担当者、そして個人事業主の方々から、こうしたお悩みを数多く聞きます。紙ベースの経費精算は、申請者にとっても承認者にとっても時間と手間がかかり、ミスや不正のリスクも抱えています。

本記事では、クラウド型経費精算システムの選び方から導入効果、従業員の申請フロー改善までを徹底解説します。2024年最新の電子帳簿保存法改正に対応した領収書の電子化、ペーパーレス化の具体的な進め方、主要な経費精算システムの比較表、実際の導入事例まで網羅的にお伝えします。

この記事を読めば、自社に最適な経費精算システムを選定でき、経理業務の効率化と従業員満足度の向上を同時に実現できます。会計ソフトとの連携による仕訳自動化、承認フローのスピードアップ、不正防止まで、経費精算のあらゆる課題解決につながる情報をお届けします。

経費精算システムとは？基本機能と導入メリット

経費精算システムは、従業員が立て替えた経費の申請から承認、精算、会計処理までを一元管理するITツールです。従来の紙やExcelベースの運用と比べて、業務効率化とコスト削減を同時に実現できます。

経費精算システムの主要機能

現代の経費精算システムには、以下のような機能が標準装備されています。

• スマートフォンでの領収書撮影・OCR読み取り：レシートをスマホで撮影するだけで自動的にデータ化
• 交通系ICカードとの連携：SuicaやPASMOの履歴を自動取得して交通費申請
• クレジットカード連携：法人カード・個人カードの明細を自動取り込み
• ワークフロー機能：申請・承認・差戻しなどのフローを自動化
• 会計ソフト連携：freee、マネーフォワード、弥生などと自動仕訳連携
• 電子帳簿保存法対応：タイムスタンプや検索要件を満たす保存機能
• 不正検出機能：重複申請や規定違反を自動チェック
• モバイルアプリ：外出先からでも申請・承認が可能

導入による具体的なメリット

経費精算システムを導入することで、以下のような効果が期待できます。

メリット	具体的効果	削減効果の目安
業務時間の削減	申請・承認・入力作業の自動化	月間20〜40時間削減
ペーパーレス化	印刷・保管コストの削減	年間5〜15万円削減
承認スピード向上	モバイル承認で即時対応可能	承認時間を3〜5日短縮
入力ミス削減	OCR自動読み取りで手入力不要	ミス率80%減
不正・重複防止	システムによる自動チェック	不正申請をほぼゼロに
コンプライアンス強化	電子帳簿保存法に完全対応	税務調査リスク低減

従業員側のメリット

経費精算システムは経理部門だけでなく、申請する従業員側にも大きなメリットがあります。

• スマホで完結：外出先からでもその場で領収書を撮影・申請できる
• 領収書の紛失リスク解消：撮影した時点でクラウドに保存されるため、紙の領収書を無くす心配がない
• 申請漏れ防止：月末にまとめて申請する手間が不要、リアルタイムで処理可能
• 承認状況の可視化：申請がどの段階にあるかリアルタイムで確認できる
• 精算の早期化：承認から振込までのリードタイムが短縮され、早く精算される

特に営業職や出張の多い職種では、「月末に領収書を探し回る」「申請書を手書きで作成する」といった負担から解放され、本業に集中できる環境が整います。

2024年電子帳簿保存法改正と経費精算システムの関係

2024年1月から電子帳簿保存法の改正内容が完全施行され、経費精算システムの選定において法令対応が重要な要素となっています。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法は、以下の3つの保存区分に分かれています。

1. 電子帳簿等保存：会計ソフト等で作成した帳簿・書類をデータで保存
2. スキャナ保存：紙で受領した領収書・請求書等をスキャンしてデータ保存
3. 電子取引データ保存：メール添付のPDF請求書など、電子的に受け取った取引情報の保存（2024年1月から完全義務化）

経費精算システムで特に重要なのは「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」です。

スキャナ保存の要件と経費精算システム

紙の領収書をスマホで撮影して電子保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

多くの経費精算システムは、これらの要件をすべて満たす機能を標準装備しています。特にタイムスタンプは、システムが自動で付与するため、利用者が意識する必要はありません。

電子取引データ保存の義務化

2024年1月から、メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書のPDFデータは、電子データのまま保存することが義務化されました。印刷して紙で保存するだけでは、法令違反となります。

保存方法	2023年12月まで	2024年1月以降
電子データを印刷して紙保存のみ	✓ 可能（宥恕期間）	✗ 不可
電子データを保存（検索要件あり）	✓ 推奨	✓ 必須
電子データ＋紙でも保存	✓ 可能	✓ 可能（電子データがあればOK）

経費精算システムを導入すれば、電子取引データも自動的に法令要件を満たす形で保存されるため、コンプライアンスリスクを大幅に低減できます。

詳しい確定申告の手順については、【2024年版】個人事業主の確定申告やり方完全ガイド｜初めてでも安心の手順をご参照ください。

▲ 電子帳簿保存法対応のポイント解説動画

経費精算システムの種類とクラウド型のメリット

経費精算システムは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。2024年現在、中小企業やフリーランスには圧倒的にクラウド型が選ばれています。

オンプレミス型とクラウド型の比較

項目	オンプレミス型	クラウド型
初期費用	50万〜数百万円	0円〜数万円
月額費用	保守費用のみ（年間10〜30万円）	数千円〜数万円/月
導入期間	3〜6ヶ月	即日〜2週間
法改正対応	バージョンアップ費用が発生	自動アップデート（無料）
スマホアプリ	対応していない場合が多い	標準対応
外部連携	個別開発が必要	API連携が豊富
セキュリティ	自社管理	ベンダー管理（ISO認証取得済みが多い）
サーバー管理	自社で必要	不要

クラウド型経費精算システムの7つのメリット

1. 初期投資を抑えられる：サーバー購入やソフトウェアライセンス費用が不要で、月額課金のため導入障壁が低い
2. すぐに使い始められる：アカウント登録後、最短で即日利用開始が可能
3. 自動アップデート：法改正や新機能への対応が自動的に行われ、常に最新版を使える
4. どこからでもアクセス可能：インターネット環境があれば、オフィス外でも申請・承認ができる
5. スケーラビリティ：従業員数の増減に合わせてプランを柔軟に変更できる
6. 他システムとの連携：会計ソフト、勤怠管理、人事システムなどとAPI連携が容易
7. バックアップ・災害対策：データは複数拠点で自動バックアップされ、災害時でも安心

クラウド型のセキュリティ対策

「クラウドは情報漏洩が心配」という声もありますが、主要なクラウド型経費精算システムは以下のようなセキュリティ対策を実施しています。

• データ暗号化：通信時・保存時ともにAES256ビット以上の暗号化
• 多要素認証（MFA）：パスワード＋SMS認証など、二段階認証に対応
• IPアドレス制限：特定のIPアドレスからのみアクセス可能に設定
• アクセスログ記録：誰がいつどのデータにアクセスしたか記録
• ISO27001認証：情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格取得
• 定期的な脆弱性診断：第三者機関による外部診断を実施

大手クラウドサービス（AWS、Microsoft Azure、Google Cloudなど）上で稼働しているシステムは、中小企業が自社で構築するオンプレミス環境よりも、セキュリティレベルが高いケースがほとんどです。

主要な経費精算システム徹底比較（2024年版）

ここでは、中小企業やフリーランスに人気の経費精算システム8つを詳しく比較します。

総合比較表

システム名	月額料金	初期費用	電帳法対応	会計ソフト連携	おすすめ企業規模
マネーフォワード クラウド経費	2,980円/月〜	0円	◎	◎	1〜100名
freee経費精算	1,980円/月〜	0円	◎	◎（freee会計）	1〜50名
楽楽精算	30,000円/月〜	100,000円	◎	◯	30〜500名
ジョブカン経費精算	400円/ユーザー	0円	◎	◯	10〜200名
TOKIUM経費精算	30,000円/月〜	要問合せ	◎	◎	50〜1,000名
Concur Expense	要問合せ	要問合せ	◎	◯	100名〜大企業
Staple	600円/ユーザー	0円	◎	◯	5〜100名
RECEIPT POST	30,000円/月〜	100,000円	◎	◎	30〜500名

各システムの特徴詳細

1. マネーフォワード クラウド経費

会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計」との連携が強みで、仕訳データの自動作成が非常にスムーズです。個人事業主から中堅企業まで幅広く対応しており、UIが直感的で使いやすいと評判です。

• 強み：会計ソフトとの完全連携、銀行・クレカ自動取得、AIによるOCR精度が高い
• 向いている企業：マネーフォワードの会計ソフトを既に使っている企業、経理自動化を進めたい企業
• 料金体系：スモールビジネスプラン2,980円/月、ビジネスプラン4,980円/月（年額払いで割引あり）

会計ソフトの比較については、freee vs マネーフォワード vs 弥生｜個人事業主向け会計ソフト徹底比較2024で詳しく解説しています。

2. freee経費精算

freee会計との連携に最適化されており、すでにfreeeを使っている企業にとっては最も効率的な選択肢です。スマホアプリの使い勝手が良く、申請者側の満足度が高いのが特徴です。

• 強み：freee会計との完全連携、UIがシンプルで初心者にも分かりやすい、サポート体制が充実
• 向いている企業：freee会計ユーザー、ITリテラシーがあまり高くない従業員が多い企業
• 料金体系：ミニマムプラン1,980円/月、ベーシックプラン3,980円/月

freeeの評判については、freee確定申告の評判は？実際に使った個人事業主100人の口コミ調査をご覧ください。

3. 楽楽精算

累計導入社数が15,000社を超える国内トップクラスのシェアを持つ経費精算システムです。カスタマイズ性が高く、企業独自のワークフローにも柔軟に対応できます。

• 強み：高いカスタマイズ性、充実したサポート体制、導入実績が豊富
• 向いている企業：独自の承認フローがある中堅企業、手厚いサポートを求める企業
• 料金体系：月額30,000円〜＋初期費用100,000円（ユーザー数による従量課金なし）

4. ジョブカン経費精算

ジョブカンシリーズの一つで、勤怠管理や労務管理と連携できるのが強みです。ユーザー単価が400円と非常にリーズナブルで、コストパフォーマンスに優れています。

• 強み：低価格、ジョブカンシリーズとの連携、シンプルで使いやすい
• 向いている企業：コストを抑えたい中小企業、ジョブカンの他製品を使っている企業
• 料金体系：1ユーザーあたり400円/月（最低利用料金なし）

5. TOKIUM経費精算

「領収書を撮影する必要がない」という画期的なコンセプトで、領収書を郵送すればオペレーターが代行入力してくれるBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）機能が特徴です。

• 強み：領収書のデータ化を完全代行、99.9%の入力精度、従業員の負担がゼロに
• 向いている企業：営業職が多く領収書の枚数が多い企業、入力精度を重視する企業
• 料金体系：月額30,000円〜（従業員数・領収書枚数により変動）

6. Concur Expense

世界最大級の出張・経費管理ソリューションで、グローバル企業や大企業での導入実績が豊富です。多通貨対応や海外出張管理に強みがあります。

• 強み：グローバル対応、大規模企業向け機能、出張管理との統合
• 向いている企業：従業員100名以上の企業、海外拠点がある企業、出張が多い企業
• 料金体系：要問合せ（一般的に大規模向けで高額）

企業規模別のおすすめシステム

企業規模	最適なシステム	選定理由
個人事業主・フリーランス	freee経費精算、マネーフォワード クラウド経費	会計ソフトとセットで使うことで確定申告まで効率化できる
従業員5〜20名	ジョブカン経費精算、Staple	低価格で必要十分な機能、導入が簡単
従業員20〜100名	マネーフォワード クラウド経費、楽楽精算	カスタマイズ性と拡張性のバランスが良い
従業員100名以上	楽楽精算、TOKIUM経費精算、Concur Expense	大量の申請処理に対応、BPO機能で経理負担を軽減

経費精算システム選定の7つのポイント

自社に最適な経費精算システムを選ぶためには、以下の7つのポイントを押さえて比較検討することが重要です。

1. 既存会計ソフトとの連携

すでに会計ソフトを使っている場合、連携できるかどうかは最重要ポイントです。

• freee会計を使っている → freee経費精算が第一候補
• マネーフォワード クラウド会計を使っている → マネーフォワード クラウド経費が第一候補
• 弥生会計を使っている → API連携対応のシステム（楽楽精算、ジョブカン等）
• 勘定奉行・PCA会計などの基幹システム → CSV連携対応のシステム

同じベンダーのシステムを使えば、仕訳データの自動連携がスムーズで、経理担当者の作業時間を大幅に削減できます。

2. 電子帳簿保存法への対応

2024年以降、電子帳簿保存法対応は必須要件です。以下の点を確認しましょう。

• JIIMA認証取得の有無（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の認証）
• タイムスタンプの自動付与機能
• 検索機能（日付・金額・取引先での検索）
• 訂正削除履歴の記録機能
• スキャナ保存要件への対応（200dpi以上、カラー保存など）

3. モバイルアプリの使いやすさ

営業職や外出の多い従業員にとって、スマホアプリの使い勝手は非常に重要です。

• 領収書撮影の精度：OCRで金額・日付・店名を正確に読み取れるか
• オフライン対応：ネット環境がなくても撮影・一時保存できるか
• 操作の簡単さ：入力項目が少なく、3タップ以内で申請完了できるか
• 承認のしやすさ：管理者がスマホから承認・差戻しできるか
• プッシュ通知：申請・承認のタイミングで通知が来るか

無料トライアル期間中に、実際に従業員に使ってもらい、使い勝手を評価することをおすすめします。

4. 交通系ICカード・クレジットカード連携

交通費精算の効率化には、ICカード連携機能が欠かせません。

連携機能	メリット	対応システム例
Suica/PASMO連携	カードをスマホにかざすだけで履歴取得、自動で交通費申請	freee、マネーフォワード、楽楽精算
クレジットカード連携	法人カードの利用明細を自動取得、経費申請が不要に	マネーフォワード、freee、TOKIUM
乗換案内連携	ジョルダン等と連携し、最安ルートの運賃を自動計算	楽楽精算、ジョブカン、Concur
ETC利用履歴連携	ETCカードの利用明細を自動取得	一部のシステムで対応

5. ワークフローのカスタマイズ性

企業によって承認フローは異なるため、自社の運用に合わせてカスタマイズできるかが重要です。

• 承認ルートの柔軟性：部署・役職・金額によって承認者を変更できるか
• 代理承認機能：上司が不在時に代理者が承認できるか
• 自動振り分け：申請内容に応じて自動的に承認ルートを決定できるか
• 承認期限設定：一定期間承認されない場合の自動エスカレーション機能
• 並列承認・直列承認：複数の承認者が同時または順番に承認するフロー

6. 不正・重複チェック機能

経費精算における不正や誤申請を防ぐ機能も重要です。

• 重複申請チェック：同じ領収書で複数回申請していないかシステムが自動検知
• 規定違反チェック：会社の経費規定（上限金額、対象品目など）に反する申請を警告
• レシート改ざん検知：AIがレシート画像の改ざんを検知（一部システム）
• 仮払い・精算の突合：仮払金と実際の支出を自動照合
• 異常値検出：通常と異なる金額や頻度の申請を通知

7. コストパフォーマンス

初期費用と月額費用だけでなく、トータルコストで比較しましょう。

• 初期費用：0円〜数十万円まで幅がある
• 月額基本料金：固定費として毎月発生
• 従量課金：ユーザー数や申請件数に応じた課金
• オプション料金：追加機能（BPO、タイムスタンプなど）の費用
• サポート費用：導入支援やカスタマイズの費用
• 会計ソフト連携費用：連携に追加料金が必要な場合がある

年間のトータルコストを計算し、削減できる人件費と比較することで、ROI（投資対効果）を評価できます。

▲ 経費精算システムの選び方解説動画

従業員の申請フロー改善：導入前後の比較

経費精算システムを導入することで、従業員の申請フローがどのように変わるのか、具体的に見ていきましょう。

従来の紙・Excelベース申請フロー（問題点）

ステップ	作業内容	所要時間	問題点
1. 領収書管理	紙の領収書を財布や封筒で保管	–	紛失リスク、かさばる、劣化する
2. 申請書作成	Excelや紙の申請書に手入力	30〜60分	入力ミス、計算ミス、手書きで読みにくい
3. 領収書貼付	A4用紙に領収書を糊で貼る	15〜30分	手間がかかる、貼り間違い、糊が剥がれる
4. 承認依頼	上司の席まで行って手渡し	10〜30分	上司不在だと申請できない、社内便で送付に時間がかかる 6月 12, 2026 kaikeiya_admin 中小企業経理